עדכון לקוחות | חובת הגשות מקוונות והגדרת מען דיגיטלי ברשם החברות

לקוחות יקרים,

אנו מתכבדים להביא לידיעתכם כי תיקון מס' 35 לחוק החברות, תשנ"ט-1999 (להלן: "תיקון החוק") נכנס השבוע לתוקף (27 ביוני 2024) וצפוי להשפיע על אופן התנהלות חברתכם מול רשם החברות.
1. מעבר לדיווח מקוון לרשם החברות
בהתאם לתיקון החוק, החל מיום 27 ביוני 2024, כל הדיווחים והבקשות המוגשים לרשם החברות יתבצעו באופן מקוון בלבד באתר "תאגידים ברשת" של רשות התאגידים. שינוי זה חל על מגוון רחב של דיווחים, לרבות הדוח השנתי, עדכונים בהרכב הדירקטוריון, שינויים במבנה ההון, ועדכוני פרטי התקשרות של החברה.
הדיווחים יוגשו באמצעות הפורטל המקוון באתר "תאגידים ברשת" של רשות התאגידים על-ידי דירקטורים, מנכ"ל או מורשי דיווח מוסמכים, הרשומים במערכת הזדהות לאומית או שהם בעלי כרטיס חכם שהונפק על ידי גורם מאשר.
רשם החברות רשאי לאפשר דיווח שאינו מקוון רק אם התקיימו נסיבות המצדיקות זאת.
2. חובת קיום מען דיגיטלי
בהתאם להוראות תיקון החוק, החל מיום 27 בינואר 2023, כל חברה, ללא תלות במועד התאגדותה, מחויבת לקיים ולעדכן מען דיגיטלי. המען הדיגיטלי יכלול כתובת דואר אלקטרוני ראשית, וכן אמצעי תקשורת נוסף – כתובת דואר אלקטרוני משנית או מספר טלפון נייד. מען זה ישמש לקבלת הודעות רשמיות מגופים ציבוריים, ובנסיבות מסוימות עשוי להיחשב כאמצעי מסירה חוקי.
על כל חברה לעדכן את פרטי המען הדיגיטלי שלה ברשם החברות לא יאוחר ממועד הגשת הדוח השנתי הקרוב. עדכון המען הדיגיטלי יתבצע באופן מקוון באמצעות אתר "תאגידים ברשת". יש לדווח על כל שינוי בפרטי המען הדיגיטלי בתוך 14 ימים ממועד השינוי. תהליך האימות של המען הדיגיטלי יתבצע באמצעות מנגנון חדשני הכולל שליחת קוד אימות לאמצעי התקשורת שנרשם.
3. הערכות והמלצות
לאור השינויים המפורטים לעיל, אנו ממליצים להערך באופן מיידי ולנקוט בצעדים הבאים:

• להקים מען דיגיטלי ולעדכן בדבר שינוי במען באתר תאגידים ברשת.
  לענין זה, אנו ממליצים להקים תיבת דואר אלקטרוני ייעודית שתשמש כמען דיגיטלי לצורך התקשורת עם רשם החברות או רשויות נוספות. מומלץ להקים או להשתמש בכתובת כללית של החברה, כגון [email protected], שתגיע לממונה בחברה על הנושא כגון המנכ"ל, היועץ המשפטי, מזכיר החברה, או סמנכ"ל הכספים.
• להרחיב את מעגל מורשי החתימה המוסמכים לביצוע דיווחים בשם החברה בהתאם לצרכי החברה, כך שלא תהיה תלות באדם אחד.
• אגב הקמת והדיווח על מען דיגיטלי, מומלץ לוודא כי כל הדיווחים השוטפים והמיוחדים של החברה בוצעו והושלמו כהלכה.

למידע מפורט נוסף ולהנחיות מעשיות להיערכות לעמידה בדרישות החדשות באתר רשות החברות לחצ/י כאן.
לשאלות ולהבהרות נוספות אנא פנו לאיש הקשר שלכם במשרדנו.